Om Min side

På Min side finnes funksjonalitet for å administrere brukere, overvåke meldingsflyt og administrere kommunens tilkobling til VKP, Velferdsteknologisk knutepunkt. Det er opprettet tre ulike brukerroller som har til hensikt å speile de tjenstlige behovene som kommunene har for bruk av Min side.

NB! Alle persontilganger har en maksimal varighet på seks måneder før de må fornyes.

Brukergrensesnittet på Min side er viktig for at kommunen skal kunne håndtere feil som oppstår enten i avsender-systemet eller hos mottaker. Behovene som skal ivaretas ved hjelp av VKP Min side er:

• Re-sende journaler som har feilet på grunn av feil-registrering i EPJ.  (Rolle Administrasjon)

• Slette journaler (meldinger) som ikke skal journalføres (Rolle Administrasjon)

• Sette opp e-postvarsler knyttet til feilsituasjoner som oppstår, og som dermed kan rutes til riktig instans i kommunen (Rolle Administrasjon)

• Overvåke meldingsflyten generelt (se antall meldinger fra ulike partnere) (Rollene Overvåkning og Administrasjon)

• Stoppe innsending/spørring til/mot EPJ, når det er nødvendig (f. eks. ved oppgradering/nedetid) (Rolle Administrasjon)

• Oversikt over hvilke device som sender informasjon inn til EPJ. (Rolle Administrasjon)

Logge inn og ut

Når det er opprettet en personlig bruker til Min side på VKP kan man logge inn fra URL: https://minside.prod.vkpnorge.no/

Da kommer du hit:

Trykk på knappen Logg inn med HelseID.

Videre kan du kan logge inn med BankID eller BankID på mobil via ID-Porten.

Velg ID-Porten i bildet under:

Etter å ha valgt ID-Porten logger du inn med det som passer best:

Slik vises Min side når du logger inn med rollen Administrasjon:

Hvis du logger inn med rollen Overvåkning vil du se det samme bildet med unntak av Utstyrsoversikt-menyen.

Uansett rolle, hvis du er inaktiv mer enn 20 minutter vil systemet logge deg ut. Det samme gjelder hvis du har vært innlogget totalt mer enn to timer. Hvis du får endret rolle mens du er innlogget vil du også bli logget ut.

For å logge ut selv, trykk Logg ut oppe til høyre ved navnet ditt

Om denne brukerveiledningen

Inneværende brukerveiledning er utformet av VKP-prosjektet i Confluence. Dokumentets link er: https://confluence.atlassian.nhn.no/x/DoCvC

For å lage en Word-fil fra dokumentet i Confluence, velg Export to Word i Confluence-menyen. 

Da lages en dokumentasjon med nummerering og interne linker/kryssreferanser. Det er fint å sjekke filen etter den er produsert og legge inn sidetall.

Meldinger

Meldinger-menyen er tilgjengelig for rollene Overvåkning og Administrasjon. Men resending, sletting og gjenoppretting av meldinger er kun tilgjengelig for rollen Administrasjon.

Her vises meldingene som er sendt gjennom eller har feilet i knutepunktet. Du kan se meldinger fra 1-14 dager bakover i tid avhengig av hva som er satt opp for din kommune under Innstillinger-menyen av en Administrasjon-bruker, se nærmere beskrivelse her.

Meldingene vises med de nyeste øverst, og det vises 25-meldinger per side. Men du kan sortere listen som du vil, vise flere meldinger per side samt søke i og filtrere den.

Se detaljer for en melding

For å se detaljer om en melding, klikk på meldingen. For å få se detaljene må du oppgi grunnen eller flere grunner til at du trenger innsyn. 

Velg grunn(er) og trykk Åpne detaljer. Du får da ser fødselsnummer, avsender med mer som i bildet under:

Velg fanen Hendelser under detaljer for å se historikk på hendelser for meldingen:

Hvis du klikker på en enkelt hendelse vil det i noen tilfeller vises mer detaljer om hendelsen.

Bla i meldinger

Når du åpner opp en ny sesjon av Min side vises 25 rader/meldinger per side. For å bla i sidene kan du  bla med pilene over meldingslisten.

Du kan også sette sidestørrelse til 50 eller 100 ved å velge verdi fra pilen til høyre for Antall rader per side.

Sortere meldingene

Meldingslisten kan sorteres synkende og stigende på alle kolonner i Meldingslisten unntatt kolonnen Status.

Klikk på navnet på en kolonne for å sortere på den. Klikke en gang til for å snu sorteringen av kolonnen.

Søk i meldinger

For å søke i meldinger, legg inn søkeord og trykk på søke- ikonet  eller trykk <Enter>. Det er feltene/kolonnene EPJ-ID, Person-ID, Beskrivelse og MeldingsID som er søkbare. Person-ID er en intern ID for Min side.

Det er ikke mulig å søke på Fødselsnummer.

For å få tilbake opprinnelig meldingsliste, fjern søkeordet og trykk på søke- ikonet  eller trykk <Enter>.

Filtrere meldinger

De to mest vanlige behovene for filtrering er å se på meldinger som har feilet i validering og meldinger som har feilet i journalføring. Disse to filterne er det egne knapper for over meldingslista.

Se bruk av filteret Validering feilet i bildet under:

For mer avansert filtrering kan du trykke på Avansert filter-knappen:  oppe til venstre i Meldinger-bildet.

Øverst i det avansert filteret finnes en funksjon for å nullstille valgte filtre. Klikk på Nullstill filter medfører at alle filtervalg nullstilles, også filtrering med knappene Vaildering feilet og Journalføring feilet.

Filteret inneholder ulike grupper. Gruppene vil variere med innholdet i meldingslisten. Nedenfor er det en gruppe Medisindispenser. Men hvis kommunen ikke har koblet opp medisindispensere i VKP vil ikke denne gruppen være der. Filtervalgene innenfor en gruppe behandles med eller (programmatisk OR). Filtervalgene på tvers av gruppene behandles med og (programmatisk AND).

Tabellen under viser detaljene for hver av de fem filtergruppene for dette filterbehovet:

Jeg ønsker å se alle meldinger av typen Medisindispenser som har feilet i journalføring med resending fra og med 1. juli 2020:

Status	Generell	Medisindispenser	Digitalt tilsyn	Mottatt dato

Her er filterresultatet for filterbehovet over: 

For hvert enkelt filter som velges, opprettes en filteretikett over meldingslisten. For å fjerne et filtervalg, sett tilbake filtermarkeringen i Avansert filter, eller slett den tilsvarende etiketten ved å klikke i krysset til høyre for navnet.

Behandling av feilede meldinger

Meldinger som har feilet på Min side kan resendes eller slettes fra Min side. En melding som er slettet kan også gjenopprettes, og deretter resendes hvis ønskelig.

Markering av meldinger

For å behandle enkeltmeldinger må de først markeres. Det kan gjøres ved å markere i boksen til venstre for meldingen.

Man kan også markere alle meldinger på en side ved å klikke i boksen over meldingslisten, slik:

Når meldinger markeres vises ikonene for tilgjengelige funksjoner for videre behandling. I tilfellet i bildet over gjelder det henholdsvis Resending:  og Sletting: .

Resending

Resending er kun tilgjengelig for rollen Administrasjon.

For å resende, marker meldingen, eller marker alle meldinger på siden, og trykk på Resend-ikonet .  Du vil da få få opp et bilde for å bekrefte meldingen, eller du kan angre ved å trykke Lukk.

Sletting av meldinger og logging av årsak

Sletting er kun tilgjengelig for rollen Administrasjon.

For å slette en melding, marker meldingen, eller marker alle meldinger på siden, og trykk på Slette-ikonet

Ved sletting av meldinger blir det på samme måte som ved åpning av detaljer, logget informasjon om handlingen:

Oppgi årsaker(er) og trykk Slett melding. Du får da en grønn melding oppe i høyre hjørne noen sekunder som bekrefter slettingen.

Gjenoppretting av slettede meldinger

Gjenoppretting av slettede meldinger er kun tilgjengelig for rollen Administrasjon.

Slettede meldinger vises ikke i meldingslisten til vanlig. Men du kan bruke filtrering av slettede meldinger for å få dem frem i meldingslisten.

Åpne Avansert filter og velg Slettede under filtergruppen Status. Da vil alle slettede meldinger vises i meldingslisten. 

For å gjenopprette en slettet melding, marker meldingen, eller marker alle meldinger på siden, og trykk på Gjenopprett-ikonet

Statistikk

Statistikk-siden er tilgjengelig for rollene Overvåkning og Administrasjon. Siden vises som førsteside ved pålogging.

Ellers, åpne siden ved å klikke på menyvalget Statistikk. Statistikksiden har to undersider, Overordnet og Historiske tall, som vises i menyen til venstre på siden.

Overordnet 

I  Overordnet finner du overordnet statistikk for meldinger som er journalført via VKP hos din kommune. Siden inneholder en oversikt over mottatte og feilede meldinger for de siste fem, ti eller femten døgnene, samt en oppsummering over alle feilede meldinger som fortsatt er aktive.

Historiske tall

Under historiske tall ser du statistikk over:

• Trendlinje over mottatte meldinger siden oppstart,

• Antall journalførte meldinger siden oppstart

• Første melding i din kommune

• Gjennomsnittlig antall meldinger per døgn siden oppstart

• Totalt antall journalførte meldinger per avsender

• Totalt antall journalførte meldinger per meldingstype

Utstyrsoversikt

Utstyrsoversikt er tilgjengelig for brukere med rollen Administrasjon.

Klikk på menyvalget Utstyrsoversikt for å åpne innholdet. Her kan du se alle medisindispensere/digitalt tilsyn - heretter kalt apparater -  som er koblet opp i VKP.

Funksjoner på Utstyrsoversikt-siden er:

• Søke etter apparater på navnet (Evondos, Pilly etc) eller apparatets ID

• Åpne detaljer for å se ID-er på apparatet -trykk pil ned knapp til høyre for navnet

• Trykke Oppdater-knappen til høyre for søkefeltet for å se apparat(er) som nettopp er lagt til

• Eksporter listen over apparater til excel ved å trykke Last ned-knappen til høyre for Oppdater-knappen.
  Filen vises som nedlastet i browser og finnes igjen under mappen Nedlastinger

For å bruke funksjonene, velg først Medisindispenser eller Digitalt tilsyn i menyen til venstre.

Innstillinger - Partnerprofil

Rollen Administrasjon kan gjøre endringer i Innstillinger og Partnerprofil.

Rollen Overvåker kan se opplysningene som er satt opp under Innstillinger og Partnerprofil.

Basisinformasjon

Under basisinformasjon vises kommunens HER-ID, organisasjonsnummer og Navn som brukes av VKP. Det må også være en e-postadresse fra kommunen som kontaktadresse. Endre Kontaktinformasjon ved å trykke i feltet for å åpne det. Bytt ut adressen og trykk deg deretter ut av feltet slik at Lagre-knappen blir aktiv/blå, og trykk på Lagre-knappen. Eller trykk Avbryt-knappen for å angre hvis du angrer før du har lagret.

Journalføring av meldinger

Antall døgn med lagring

Under Journalføring av meldinger kan det settes opp hvor mange dager tilbake i tid kommunen skal kunne se sine meldinger i Min side. Antall dager som kan settes opp er fra og med én og til og med 14.

Registrer antall dager innkommende meldinger skal vises på Min side. Trykk deg deretter ut av feltet slik at Lagre-knappen blir aktiv/blå, og trykk på Lagre-knappen. 

Automatisk resending

Når meldinger feiler på Min side, og avvikene rettes opp i, kan meldinger resendes fra Meldinger-menyen på Min side. Se nærmere beskrivelse her. Det er også mulig å sette opp ett eller to tidspunkter for daglig automatisk resending. Det gjøres ved å sette Automatisk resending til På, velge ett eller to klokkeslett, og trykke Lagre. For å slå av, sett Automatisk resending til Av og trykk Lagre. For å angre en endring som ikke er lagret kan du trykke Avbryt.

Duplikate tiltak

Funksjonen for å håndtere Duplikate tiltak gjelder kun for pasientjournal i Gerica. De to alternative valgene Melding skal feile og Journalfør på unike tiltak er forklart i bildet under.

Uthenting fra EPJ

Kommuner som har VKPs tjeneste for uthenting av personinformasjon fra EPJ, kan sette opp hvor mange dager frem i tid til tiltakets aktiveringsdato man kan få treff på pasienter.

Det kan settes opp dager mellom 0 og 14. For å endre antall dager, bruk pilene til høyre i feltet for å justere antall opp eller ned, eller skriv antallet i feltet. Trykk så Lagre. Hvis du angrer før du har lagret kan du trykke Avbryt. 

Videre kan du se hvilke tjenestekoder og EPJ-verdier som er satt opp for din kommunes EPJ:

Og her vises koblingen mellom VFT-leverandør(er) og VKP-kode(r) for kommunens EPJ:

EPJ-integrasjon - innskriving til journal

Her kan kommunen se hvordan EPJ-integrasjonen med VKP er koblet med EPJ-system og dets URL.

Under Innskriving til journal, kan kommunen velge å slå av integrasjonen slik at meldingene ikke sendes til EPJ for journalføring. Meldinger som kommer inn til VKP må da resendes ved en senere anledning når integrasjonen er aktiv igjen. Funksjonen kan brukes ved nedetid for EPJ.

For å slå av Innskriving til journal, klikk i feltet for å åpne detaljene. Klikk så på PÅ-knappen slik at den blir rød og heter AV og trykk Lagre. For å slå  integrasjonen på igjen vil knappen heter AV og skal endres til PÅ. Hvis du angrer før du har lagret kan du trykke Avbryt.

Nederst i samme bilde som over kan kommunen slå av og på integrasjonen for Uthenting av Journal. Knappen kan brukes dersom kommunen trenger å skru av muligheten for uthenting av informasjon fra EPJ, på en rask måte. 

For å slå av Uthenting fra journal, klikk i feltet for å åpne detaljene. Klikk så på PÅ-knappen slik at den blir rød og heter AV og trykk Lagre. For å slå på integrasjonen, trykk på AV så den endres til PÅ og trykk Lagre. Hvis du angrer før du har lagret kan du trykke Avbryt.

Innstillinger - Varsler

Brukere med rollen Administrator har tilgang til siden Varsler.

Varsel-siden ligger under menyvalget Innstillinger og heter Varsler i menyen til venstre. 

Varslene er delt opp i fire varselkategorier for Gerica: Feil eller manglende tiltak i EPJ, Varsel om duplikat, Varsel om unormalt antall meldinger og Andre varsel:

For Profil finnes varselkategoriene: Journalføring feilet og Varsel om unormalt antall meldinger:

Cosdoc har varselkategoriene: Mangler journaltype eller tjenester i EPJ, Varsel om unormalt antall meldinger og Andre varsel:

Slå av og på e-postvarsler og varsler ved avvik

Kommunen kan selv styre om e-postvarsler skal være på eller av. 

Det samme gjelder for varsler ved avvik i forhold til normalt antall meldinger totalt og per VFT-leverandør. 

For å endre varsling fra PÅ til AV eller motsatt, klikk på knappen til høyre for E-POSTUTSENDELSE/VARSEL VED AVVIK.

Hvis du slår av Varsler ved E-POSTUTSENDELSE men har VARSEL VED AVVIK på, vil du kun få varsler om avvik.

Mottakere og bydeler

Brukere som har tilgang til varselmenyen kan sette opp e-postadresser til de som skal motta varsler. For varselkategoriene "Feil eller manglende tiltak i EPJ "og "Varsel om duplikat" skal e-postene settes opp per bydel for de kommunene som har bydeler (benytter City-district i Gerica):

Måten å legge til, endre eller slette mottakere av e-postvarsel er den samme for alle varselkategorier og uavhengig av EPJ.

For å Legge til en ny bruker trykk på Pluss-ikonet:. Velg bydel hvis kommunen har bydeler og registrer e-postadresse til mottaker av varselkategorien.

Trykk <Tab> eller et annet sted utenfor feltet slik at Legg-til knappen blir aktiv. Trykk så på Legg til-knappen. Da får du en ny linje for å registrere en ny mottaker. Legg evt. til flere mottakere. Trykk Lagre. Trykk så evt. Avbryt for å lukke ubrukte linjer.

For å endre eller slette en e-postadresse, trykk på Endre-knappen til høyre på linjen: Da får du opp en redigerbar linje under den opprinnelige mottakeren slik:

Endre e-postadressen eller trykk i Slettekryss-ikonet for å slette. Trykk så Lagre.

E-postinnhold

Brukere med Administrasjon-rolle kan se hvilket e-postinnhold som sendes for den enkelte varselkategori, se eksempel på Feil eller manglende tiltak i EPJ  for Gerica her:

Varsel om unormalt antall meldinger

For å sette opp varsel ved mottak av unormalt antall meldinger, setter man opp e-post til den eller de som skal ha varselet slik det er beskrevet for øvrige varselkategorier ovenfor.

I tillegg kan man for dette varselet sette opp hvor stort avvik fra normalt antall meldinger det kan være før varsel sendes.

Man kan velge enhet for avvik i antall eller i prosent. Man kan sette opp varslene for totalen og per VFT-leverandør.

Under er et eksempel der varsel vil bli sendt hvis det totalt mottas 10% flere eller 10% færre meldinger i VKP basert på gjennomsnitt for de siste to ukene.

Det vil også sendes varsel hvis det mottas 25 flere eller 25 færre meldinger enn vanlig fra VFT-leverandøren Responssenter mot visma.

For å endre innstillingen for avvik for en linje, trykk på knappen under Handling.

Sett inn nye verdier og trykk Lagre-knappen. Eller trykk Avbryt før Lagre for å beholde de eksisterende verdiene.

Hvis du ønsker å se innholdet i varselmeldingene som sendes kan du trykke på pil-ned knappen til høyre for E-postinnhold.

Innstillinger - Persontilganger

Brukere med rollen Brukeradmin kan opprette, endre og slette persontilganger. For å få rollen Brukeradmin, send mail til vkp@nhn.no. 

Brukere med rollen Administrasjon kan se alle persontilganger.

Alle persontilganger har en maksimal varighet på seks måneder før de må fornyes. Persontilganger som er eldre enn seks måneder uten at de er fornyet vises i listen med rolle markert i rødt. Se eksempel for Van Gerica DEV Testdal i listen med Persontilganger under.

30 dager før en bruker utløper, sendes det en mail fra noreply@vkpnorge.no til brukeradmin. Mailen varsler Brukeradmin om at persontilgangen for brukeren blir deaktiviert om 30 dager, slik at den kan fornyes før den går ut.

30 dager før en bruker utløper, sendes det en mail fra noreply@vkpnorge.no til brukeren det gjelder. Mailen varsler bruker om at persontilgangen blir deaktivert om 30 dager, og at brukerens autoriserte bestiller har fått samme beskjed.

Opprette persontilgang

For å opprette en ny persontilgang, trykk på pluss-ikonet .

Registrer opplysningene i bildet over. Hvis du er i tvil om hvilket tilgangsnivå du skal bruke kan du se en oversikt over tilgangene for rollene her.

Du kan legge inn dagens dato, eller dato frem i tid i feltet Aktiv fra. Datoen i feltet Aktiv til  blir automatisk foreslått å være seks måneder fremover i tid i forhold til datoen i Aktiv fra. Men du kan også sette en annen Aktiv til dato ved behov for en kortere periode. Når alle opplysningene er registrert, trykk Lagre, eller trykk Avbryt for å angre registreringene. Når opplysningene er lagret er persontilgangen umiddelbart aktiv.

Endre persontilgang

Følgende kan endres på en persontilgang:

• Tilgangsnivå

• Epost

• Aktiv fra

• Aktiv til

For å endre, trykk på på Endre-ikonet  til høyre i listen over persontilganger, du kan se listen her. Endre i ett eller flere felt og trykk Lagre. For å angre før du har lagret kan du trykke Avbryt.

Hvis du ønsker å endre navnet på en bruker, må du slette brukeren og opprette en ny med det nye navnet. 

Hvis du ønsker å utvide varigheten på en persontilgang til maks, kan du trykke på dato-lenken med ledetekst "6 mnd fra i dag" under Aktiv til-feltet. Da blir Aktiv-til feltet fylt ut med dato seks måneder fra dagens dato.

Slette persontilgang

For å slette en persontilgang, trykk på Slette-ikonet  til høyre i listen over persontilganger, du kan se listen her. Når du har trykket på Slette-ikonet må du bekrefte slettingen. Trykk Bekreft-knappen for å slette eller Lukk-knappen for avbryte.

Innstillinger - Systemtilganger

Brukere med rollene Administrasjon og Overvåkning kan se opplysningene under Systemtilganger. Teksten på siden forklarer innholdet: