Et integrasjonsprosjekt med VKP dreier seg om at å transportere data mellom to ulike systemer internt hos kommunen: et velferdsteknologisystem og et journalsystem. Hele premisset for å gjøre dette, er at kommunen har behov for det. I og med at hele prosjektet er basert på kommunens behov, så er det mest elementære suksesskriteriet at disse behovene faktisk blir møtt i løsningen man ender opp med til slutt. VKP og VFT-leverandøren er ansvarlige for å etterstrebe at løsningen de lager møter de faktisk behovene, men kommunen er ansvarlig for å følge opp, rettlede, prioritere og teste.
Jo mer frakoblet kommunen er i utviklingsfasen, jo større er risikoen for at det tas uhensiktsmessige valg underveis som er basert på misforståelser. Hvis man venter med å snakke om detaljene i den endelige løsningen til løsningen står ferdig, kan det ofte være for sent å gjøre endringene kommunen ønsker – iallfall innenfor opprinnelig tidsplan.
Kommunen, VFT-leverandøren og VKP ble tidligere i prosessen enige om en grovplan, og VFT-leverandøren har trukket på kommunen som behovseier i sin eventuelle mer detaljerte spesifisering av videreutviklingen (hvis prosjektet innebærer en videreutvikling i velferdsteknologisystemet). Kommune har dermed allerede vært involvert i planleggingen, og det er lett å tenke at man da kan trekke seg tilbake og vente på det ferdige resultatet. Det som er lett å glemme, er at det ofte dukker opp utfordringer man ikke har forutsett, når man først starter å lage løsningen. Dermed må det i det fleste tilfeller tas stilling til ganske mange valg underveis i selve utviklingsløpet, og man må kanskje omprioritere eller endre opprinnelig avtalte løsningsforslag. Dette er i utgangspunktet helt uproblematisk, og veldig vanlig. Dette blir først problematisk hvis kommunen ikke blir involvert, slik at man kan forsikre seg om at endelig løsning fortsatt dekker kommunens behov. Det er sjelden nødvendig at kommunen blir inkludert som en veldig aktiv part av utviklingsløpet, men det er viktig at kommunen blir involvert i diskusjoner som innebærer endring av opprinnelig avtalt løsning. I tillegg vil kommunen kunne fungere som en sparringspartner rundt faktisk bruk av velferdsteknologisystemet, og dette vil være veldig nyttig for VFT-leverandøren å ha tilgang på.
Å være behovseier, er ikke det samme som å sitte på noen vetorett på hvordan velferdsteknologisystemet skal utformes. VFT-leverandøren er ekspert på velferdsteknologisystemet, inkludert muligheter, begrensinger og strategi. Kommunen på sin side er ekspert på egne behov og egen bruk av velferdsteknologisystemet. Andre kunder av VFT-leverandøren kan bruke systemet annerledes, og dette vil det være viktig for VFT-leverandøren å forsøke å ivareta.
Det er i samarbeid mellom kommunen og VFT-leverandøren man kan komme frem til hvordan man best mulig kan løse kommunens behov innenfor rammene av velferdsteknologisystemet.