Når kommunen har kartlagt sine behov for integrasjoner via VKP, kan samarbeidsgruppen i kommunen, VKP-ressurser og representanter fra VFT-leverandøren møtes for å lage en grovplan.
Agenda for dette møtet er å klargjøre hvilke aktiviteter som må gjøres for å få kommunen i gang med bruk av integrasjonene det er behov for. Det er også hensiktsmessig å avtale en tidsplan. Erfaringsmessig er det en fordel å ha et tettest mulig løp for å holde kontroll på alle aktivitetene/detaljene.