Ønsket situasjon

Dette er hvordan det ønskes at en automatisk journalføring eller uthenting skal skal fungere:

Journalføring

Uthenting

Ulike feilsituasjoner

Gjennomgås med tanke på hvem som gjør hva. Husk Lokal brukerstøtte for kommunen.

Feilmelding i VFT-systemet

VFT-systemet avviser

Noe er ikke utført i henhold til velferdsteknologiløsningens regler

Eksempler:

  • Inntasting av et ugyldig fødselsnummer

  • Manglende utfylling av obligatorisk felt

Rett feilen som systemet peker på, og forsøk igjen. Hvis dette ikke fungerer: ta kontakt med leverandøren av VFT-systemet.

VKP-systemet avviser

VKP avviser henvendelsen fra VFT-systemet.

Eksempler på årsak:

  • VFT-systemet oppgir ikke ønskelig autentisering

  • Meldingen som sendes svarer ikke til kravene til format eller FHIR-oppbygning

Ta kontakt med leverandøren av VFT-systemet.

Infrastruktur er nede

VKP eller annen infrastruktur mellom VFT-systemet og VKP er nede.

Ta kontakt med leverandøren av VFT-systemet, som igjen holder i eventuell kommunikasjon med VKP eller andre aktører.

Feilmelding på Min side

“Henting av pasientinformasjon feilet”

VKP klarte ikke å hente informasjon om pasienten. Dette er ofte på grunn av at pasienten er feilregistrert i EPJ-en eller i velferdsteknologisystemet.

Sjekk om pasienten er korrekt registrert i både EPJ og velferdsteknologisystem. Sjekk også at det ikke er noen sperringer som forhindrer journalføring.

“Pasienten har ikke aktiv tjeneste”

Pasienten mangler en aktiv relevant tjeneste/tiltak. For eksempel når VKP mottar en medisineringsmelding vil vi sjekke at pasienten har en aktiv medisineringstjeneste/tiltak som vi kan knytte journalen opp mot.

Personell som har ansvar for pasienten i EPJ-en må opprette eller starte opp en tjeneste/tiltak av riktig type.

“En feil oppsto når det ble forsøkt å hente aktive tjenester fra Gerica.“

VKP mottok feilmelding fra EPJ-en når vi prøvde å hente informasjon fra EPJ-en. Årsaken til feilen kan være mange, men er ofte midlertidige.

Prøv å resend meldingen vha. MinSide. Hvis dette ikke løser problemet eller at dere opplever feilen ofte så ta kontakt med VKP.

“Feil relatert til den ansatte ved journalføring”

Hvis en ansatte er feilregistrert i EPJ-en eller i velferdsteknologisystemet så vil vi motta en feil når vi prøver å journalføre en melding som den ansatte har skrevet.

Sjekk om den ansatte er korrekt registrert i både EPJ og velferdsteknologisystem. Sjekk også at den har korrekte rettigheter i EPJ-en. Hvis den ansatte var feilregistrert i velferdsteknologisystem så må dere kontakte VKP for å meldingene gjennom.

“En feil oppsto når melding ble prosessert”

En ukjent feil oppsto når VKP prøvde å behandle meldingen.

Prøv å resend meldingen vha. MinSide. Hvis dette ikke løser problemet eller at dere opplever feilen ofte så ta kontakt med VKP.

“Det feilet ved skriving av journal til EPJ”

VKP mottok feilmelding fra EPJ-en når vi prøvde å journalføre meldingen. Dette kan være midlertidig.

Prøv å resend meldingen vha. MinSide. Hvis dette ikke løser problemet eller at dere opplever feilen ofte så ta kontakt med VKP.

“Det feilet ved skriving til labmodul“

VKP mottok feilmelding fra EPJ-en når vi prøvde å journalføre meldingen. Dette kan være midlertidig.

Prøv å resend meldingen vha. MinSide. Hvis dette ikke løser problemet eller at dere opplever feilen ofte så ta kontakt med VKP.

“Klarte ikke hente tilgangstoken fra EPJ”

Betyr at du mangler en “nøkkel” (tilgangstoken) for å journalføre inn i EPJ

“You are not allowed to see the information about this patient”

Vi har ikke rettigheter til å se/hente ut pasienten av en eller annen gyldig grunn. Kan være pasienten f.eks har hemmelig adresse, eller andre gyldige årsaker

Det kan være den ansatte som ikke her tilstrekkelig rettigheter, fx mangler tilgang til å spørre på pasienter i et distrikt (Profil) el.l.

Oppdatere pasienten eller ansatt info

Sporløst forsvunnet

Ingen journaltekst i EPJ, og ingen feilmeldinger på Min side

Uten feilmelding i velferdsteknologiløsningen, er det vanskelig å si noe om hva som er årsaken til at journalføringen ikke ble gjennomført. Hvis det verken er spor i EPJ-systemet eller på VKP-Min side, er det stor sannsynlighet for at feilen har oppstått i velferdsteknologiløsningen eller mellom velferdsteknologiløsningen og VKP.

Ta kontakt med leverandøren av velferdsteknologiløsningen, som igjen holder i den eventuelle kommunikasjonen med andre aktører.

Feil resultat i EPJ

Journalteksten havner feil sted

Journalføringen er gjennomført, men den har havnet feil sted.

Eksempler på årsak:

  • Det er feil i oppsettet hos VKP

Kontakt VKP og forklar hva som har blitt feil, slik at dette kan justeres.

Feil utformet journaltekst

Journalføringen er gjennomført, men teksten er ikke utformet som ønsket

Eksempler på årsak:

  • Det er feil i oppsettet hos VKP

Kontakt VKP og forklar hva som har blitt feil, slik at oppsettet kan justeres.

Feil innhold i journaltekst

Journalføringen er gjennomført, men teksten inneholder ikke ønsket informasjon

Eksempler på årsak:

  • Det er feil hos VKP

  • VFT-systemet sender ikke all ønsket informasjon

Kontakt VKP og forklar hva som har blitt feil. VKP-teamet kan da ta stilling til hvor feilen må rettes.